비동기식 커뮤니케이션이라는 말을 들어보셨나요? 즉시 답장이 오지 않을 것이 전재된 상태에서 메시지를 주고받는 커뮤니케이션 방식을 뜻합니다. 상대방이 언제 확인할지 모르는 '이메일'이 대표적인 예가 되겠습니다. 하지만 많은 기업 담당자들이 대행사와 협업을 진행할 때 동기식으로 업무를 진행합니다. 이메일로 업무를 주고받기 보다, 개인용 카카오톡으로 업무 대화를 나누게 되죠.
대행사는 카톡방 업무 지옥을 경험하고 있을지 모릅니다.
대행사가 우리 회사의 업무만 맡아주면 좋겠지만, 단독 대행사가 아닌 이상 대부분 동시에 여러 회사의 대행을 맡아 처리합니다. 잠시 대행사의 업무 루틴을 상상해볼까요? 출근하자마자 광고주의 전화가 울리고, 경쟁 입찰을 하기 위해 회의에 참가합니다. 그 와중에 광고주는 카톡으로 업무 재촉을 하고…. 이런 상황에 동기식 커뮤니케이션은 일하는데 방해 요소가 됩니다. 특히 채팅으로 업무 관련 피드백이나 내용을 주고받게 되면, 누락될 가능성이 높아지게 되죠.
2. 업무에 관련된 내용은 모두 기록하세요.
분명 어딘가 저장했다고 생각했는데, 몇 달이 지나고 나서 파일이 없다는 사실을 알게 된 적이 있으신가요? 저도 웬만하면 바로 저장을 하지만 가끔 놓치는 경우가 발생합니다. 이메일로 전송된 대용량의 파일, 카카오톡으로 주고받은 파일은 다운로드 기간이 있는데요. 이때 다운로드하지 못하면 영영 날아가는 상황이 발생됩니다. 파일뿐만 아니라 주고받은 계약사항, 피드백도 한순간에 날아갈 위험이 있죠.
그래서 파일은 물론이고 업무 히스토리도 모두 기록에 남아야 합니다. 대행사 직원이 바뀌거나 내부 직원이 바뀌더라도, 기록이 남아있다면 별도의 인수인계 없이 모든 히스토리 파악이 가능하겠죠!
3. 업무 데드라인을 명확하게 정하세요.
마케팅 부서에서 가장 중요한 것이 스케줄 관리인데요. 제품 출시나 이벤트는 기간에 맞춰야 하는 경우가 많습니다. 그래서 더더욱 업무 데드라인을 확실하게 정해야 하는데요. 대행사는 얼굴을 마주 보며 함께 일하는 형태가 아니다 보니, 데드라인이 명확하지 않으면 업무가 지연되는 경우가 있습니다.
4. 피드백은 댓글로 남기세요.
사람이 한 번에 기억하는 정보는 한계가 있습니다. 채팅이나 전화로만 의견을 전달한다면 누락될 가능성이 높죠. 먼저 댓글로 피드백을 명확하게 남겨주세요. 그 후 자세한 설명을 위해 통화나 화상회의를 진행하세요. 서로 간의 오해를 줄일 수 있을 뿐만 아니라, 빠르게 업무를 진행할 수 있습니다. 가끔은 응원의 메시지도 댓글로 남겨주세요. :)
5. 협력 관계임을 잊지 마세요.
대행사는 우리의 일을 도와주는 고마운 곳입니다. 갑과 을의 구도로 보면 안되는 이유죠. 협업툴 플로우는 마케팅 조직에서 사용하면 좋은 업무툴 중 하나 입니다. 대행사의 입장에서도, 인하우스 마케팅 부서에서도 사용하기 좋죠. 성공적인 협업을 통해 매출 달성과 KPI 달성이라는 두 마리 토끼를 잡으셨으면 좋겠습니다.
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